Shopify-blog
Het beheren van de e-commerce toeleveringsketen is een lastige klus. Te lage voorraden leiden tot uitverkochte producten, nabestellingen, gefrustreerde klanten en gemiste omzet. Te veel voorraad zorgt er juist voor dat magazijnen en fulfilmentcentra uitpuilen van onverkochte goederen. Om aan de vraag van klanten te voldoen met een stabiele voorraad, moet je bedrijf deze balans zorgvuldig bewaken.
Om deze risico's te vermijden en aan de verwachtingen van klanten te voldoen, kun je een eenvoudige rekentool gebruiken: de fill rate (leveringsbetrouwbaarheid).
Hieronder lees je wat de fill rate precies is, hoe je deze berekent en welke invloed deze heeft op de reputatie van je bedrijf.
Wat is de fill rate?
De fill rate is het percentage bestellingen dat je op tijd uitvoert. Deze waarde meet hoe goed je bedrijf bestellingen kan verwerken vanuit de beschikbare voorraad, zonder dat klanten te maken krijgen met nabestellingen of uitverkochte producten.
De fill rate hangt samen met de efficiëntie van het orderverwerkingsproces van je bedrijf en het vermogen om aan de vraag van klanten te voldoen. Is het percentage hoog (dicht bij 100%), dan is dat een goed teken dat je voorraadbeheer op orde is. Daalt de fill rate, dan is dat een waarschuwingssignaal. Als te veel producten uitverkocht of nabesteld zijn, raken klanten snel hun geduld kwijt en gaan ze naar de concurrent.
Verschillende factoren kunnen je fill rate beïnvloeden, zoals technische fouten, onnauwkeurige voorraadgegevens, fouten in de orderverwerking en een plotselinge toestroom van nieuwe klanten. Elk van deze factoren kan het verwerkingsproces verstoren en leiden tot uitverkochte producten of nabestellingen, waardoor je fill rate daalt.
Door deze belangrijke maatstaf over weken en maanden bij te houden, krijg je inzicht in hoe goed je bedrijf aan de verwachtingen van klanten voldoet en kun je je voorraad daarop afstemmen.
Voordelen van een hoge fill rate
Een goede fill rate biedt verschillende voordelen:
- Tevreden klanten
- Hoger omzetpotentieel
- Soepelere prestaties van leveranciers
- Efficiënt voorraadbeheer
Tevreden klanten
Een hogere fill rate laat zien dat je bedrijf klanten efficiënt bedient. De medewerkers of leveranciers verwerken bestellingen direct vanuit de beschikbare voorraad, zonder vertragingen, nabestellingen of uitverkochte producten. Wanneer bestellingen op tijd aankomen, krijgen klanten vertrouwen in het vermogen van je bedrijf om betrouwbaar te leveren. Dat heeft een blijvend positief effect op de merkloyaliteit.
Hoger omzetpotentieel
Als je fill rate consequent hoog is, mag je minder gemiste verkopen verwachten. Dat leidt op zijn beurt weer tot meer herhaalaankopen, omdat klanten er vertrouwen in hebben dat je hun bestellingen telkens snel verwerkt.
Soepelere prestaties van leveranciers
Een hoge fill rate betekent dat je verwerkingsproces weinig tot geen zwakke plekken kent en dat je toeleveringsketen soepel loopt. Daalt je fill rate ineens, dan is dat een signaal om samen met je leveranciers de leveringen te stroomlijnen en de beschikbaarheid van producten te verbeteren.
Efficiënt voorraadbeheer
Door je fill rate in de loop van de tijd bij te houden, kun je de vraag beter voorspellen en je inkoopplanning verbeteren. Je weet wat de optimale voorraadniveaus zijn en voorkomt zo kostbare dode voorraad (te veel voorraad) of uitverkochte producten (te weinig voorraad). Door voorraadtracking voor je producten in te stellen, krijg je inzicht in je huidige voorraadniveaus, zodat je de aantallen kunt aanpassen voordat een lage fill rate je klanten verrast.
5 soorten fill rates
De fill rate verwijst meestal naar de orderverwerking, maar er bestaan ook andere soorten fill rates voor verschillende doeleinden. Dit zijn ze, en zo bereken je ze:
1. Order fill rate
De meest voorkomende variant: de order fill rate is het percentage klantorders dat een bedrijf uitlevert zonder uitverkochte producten of nabestellingen. Stel dat je winkel in een week 1.000 bestellingen ontvangt en er 900 volledig en op tijd uitlevert. Dan is de fill rate 90%.
De order fill rate hangt vaak samen met het serviceniveau voor klanten (dat kan variëren van onvoldoende tot uitstekend). Als klanten hun bestellingen op tijd en compleet ontvangen, kun je er veilig van uitgaan dat ze tevreden zijn. Maar een lage fill rate, met nabestellingen en vertragingen, doet afbreuk aan de klanttevredenheid.
2. Magazijn-fill rate
De magazijn-fill rate is een andere manier om naar de order fill rate te kijken. Deze richt zich specifiek op de prestaties van het magazijn en het uitleveren van alle bestellingen vanuit voorraad.
Een belangrijke factor die de magazijn-fill rate beïnvloedt, is het ordervolume. Naarmate het aantal bestellingen stijgt, komen de voorraadniveaus onder druk te staan en neemt het risico op uitverkochte producten toe, wat het uitleveren van bestellingen bemoeilijkt. Dit vertaalt zich in een lagere magazijn-fill rate.
Het enige verschil tussen de order fill rate en de magazijn-fill rate is het perspectief. De order fill rate kijkt vanuit het oogpunt van de klant, terwijl de magazijn-fill rate meer naar de magazijnoperatie kijkt. Een hogere magazijn-fill rate wijst op snellere levertijden, omdat producten direct klaar liggen om te verzenden.
3. Regel-fill rate
Een klantorder bestaat vaak uit meerdere orderregels, die elk een product en een hoeveelheid vertegenwoordigen. De regel-fill rate is het percentage orderregels dat een bedrijf heeft uitgeleverd ten opzichte van het totale aantal orderregels op de bestelling. Je kunt de regel-fill rate gebruiken om de efficiëntie van je orderverwerking te meten en om populaire producten met een tekort op te sporen.
4. Leverancier-fill rate
Met de leverancier-fill rate kun je de prestaties van leveranciers, distributeurs en groothandels beoordelen. Deze meet het percentage leveranciers dat bestellingen succesvol en op tijd heeft verzonden. Stel dat je 15 leveranciers hebt en 10 daarvan leverden hun producten op tijd; dan is je leverancier-fill rate 66%. Een lage leverancier-fill rate is een teken dat je de geringe beschikbaarheid moet compenseren door voorraad in te slaan bij andere leveranciers.
5. Doos-fill rate
De doos-fill rate meet het percentage productdozen dat zonder problemen is verzonden. Bedrijven gebruiken deze maatstaf om de orderverwerking op het niveau van dozen te begrijpen, in plaats van losse producten. Groothandels en distributeurs gebruiken de doos-fill rate vaak om verzendkosten te beperken.
Hoe bereken je de fill rate?
De berekening van de fill rate is eenvoudig en gebaseerd op twee getallen: het totale aantal klantorders binnen een bepaalde periode (per dag, week of maand) en het werkelijke aantal bestellingen dat zonder problemen is uitgeleverd.
De formule werkt zo: deel het aantal keren dat bestellingen zijn uitgeleverd door het totale aantal bestellingen en vermenigvuldig het resultaat met 100 om de fill rate als percentage uit te drukken.
Stel dat je bedrijf op een dag 200 bestellingen ontvangt en je hebt er 190 zonder problemen uitgeleverd. Dan werkt de formule als volgt:
190 uitgeleverde bestellingen / 200 totale bestellingen = 0,95
Vermenigvuldig het resultaat nu met 100:
0,95 x 100 = 95%
De fill rate is 95%.
Hoe ziet een goede fill rate eruit?
Ideaal gezien ligt je fill rate zo dicht mogelijk bij 100%. In de praktijk schommelen fill rates meestal tussen 85% en 95% of hoger. Een gemiddelde fill rate van 90% is een haalbaar doel.
Houd er wel rekening mee dat een fill rate van 100% niet altijd zo ideaal is als het lijkt. Als een bedrijf bestellingen steevast perfect uitlevert, betekent dit dat er altijd voorraad beschikbaar is. Dat klinkt mooi, maar het kan erop wijzen dat er te veel voorraad in het magazijn ligt, waardoor de opslagkosten oplopen. Is dat een probleem, dan kan een iets lagere fill rate kostenefficiënter zijn.
Ga je echter te laag zitten, dan lijdt de klanttevredenheid eronder. Met wat vallen en opstaan vind je de balans die het best bij je bedrijf past.
Veelgestelde vragen over de fill rate
Waarom is mijn fill rate laag?
Een lage fill rate kan het gevolg zijn van een combinatie van factoren. De voornaamste boosdoeners zijn problemen met voorraadbeheer, zoals uitverkochte producten. Maar ook een inefficiënte orderverwerking door onnauwkeurigheden kan je fill rate negatief beïnvloeden. Misschien ligt het aan je magazijnoperatie, door een inefficiënte indeling van het magazijn of te weinig personeel. Of je hebt te maken met slecht presterende leveranciers en distributeurs of met leveringsvertragingen.
Waarom is de fill rate belangrijk?
De fill rate is een betrouwbare maatstaf om te beoordelen hoe goed een bedrijf aan de vraag van klanten kan voldoen. Een hoge fill rate gaat samen met meer klanttevredenheid en loyaliteit, hogere omzet en een gestroomlijnde toeleveringsketen.
Hoe verbeter je je fill rate?
Om je fill rate te verbeteren, onderzoek je waar de relaties met leveranciers, het inkoopproces of de efficiëntie van het magazijn tekortschieten. Ook een nauwkeurigere vraagvoorspelling, beter voorraadbeheer en meer operationele efficiëntie in het magazijn kunnen je fill rate omhoog brengen. Het belangrijkste doel is om uitverkochte producten en nabestellingen tot een minimum te beperken.
